Dokumentointi
Dokumentointi on todellisen tapahtuman, ilmiön, idean tai rakenteen tarkkaa kirjallista kuvaamista, joka tapahtuu kuvattavan asian ehdoilla. Dokumentoinnissa pyritään mahdollisimman suureen tarkkuuteen, jotta päästäisiin lähelle yksiselitteisyyttä. Muutosten huomioiminen ja dokumentoinnin pitäminen ajan tasalla tekevät siitä jatkuvan prosessin, joka kuuluu oleellisena osana kunkin dokumentoitavan asian elinkaareen.[2]
Historia
muokkaaIhmiset ovat dokumentoineet tekemisiään ja suunnitelmiaan siitä alkaen kun kirjoitus keksittiin. Ensimmäinen tunnettu kirjoitusjärjestelmä kehitettiin Mesopotamiassa noin 3000 eaa.[3] Muinaisessa Egyptissä ovat varhaisimmat löydöt kirjoituksesta samoilta ajoilta noin 3 250-3 100 eaa.[4] Ilmeisesti kirjoitusjärjestelmät syntyivät samoihin aikoihin maanviljelyn aloittamisen kanssa eri puolilla maailmaa toisistaan riippumatta.[5] Kiinasta on löydetty kymmeniä tuhansia oraakkeliluita joihin on kaiverrettu alkeellisia kirjoitusmerkkejä Shang-dynastian ajalta noin 1500-1300 eaa., mutta on tehty löytöjä joiden perustella voi olla että kirjoitus on keksitty Kiinassa jo paljon aikaisemmin.[5][6]
Mesopotaniassa ja Egyptissä oli jo varhain kirjureita tekemässä dokumentteja kaupan ja valtion toimista. Egyptissä kirjuriksi opiskeltiin oppisopimuksella.[7][8] Jo antiikin Rooman armeijaan etsittiin kirjoitus ja laskutaitoisia henkilöitä. Trajanuksen aikana 100-luvulla rooman armeija oli hyvin öljytty kone, jolla oli useita hallinnollisia osastoja joissa tarvittiin erityisosaamista.[9]
Mihin dokumentointia käyteään
muokkaaDokumentit eivät ainoastaan tallenna ja siirrä tietoja, ne kertovat myös ajattelumalleista.[2] Dokumenttien käyttötapoja ovat muun muassa:[2]
- Tietojen säilyttäminen
- Tietojen jakaminen
- Tehdyn osoitus ja perustelu, tarkastamisen
ja audioinnin mahdollistaminen - Luottamuksen luominen
- Muistin tueksi
- Käyttöohjeet
- Aikomusten ja lupausten kuvaus
- Rakennus- ja rakennepiirustukset
- Seurannan välineenä
- Sopimukset
- Lait
- Pöytäkirjat
- Työsopimukset
- Velkakirjat
Dokumentointi kirjanpidossa
muokkaaYritysten kirjanpidossa dokumentointi on tärkeä osa. Kunnollinen dokumentointi takaa sen että vielä muutaman vuoden kuluttua voidaan kirjanpidosta tutkia miten on ennen tehty ja suunnitella tulevaa. Yrityksen dokumentointiin kuluva mukaan kirjanpidon eri tositteet, palkkalaskelmat, laskut, kuitit ja muistiot.[10] Laki säätä siitä muun muassa että mitä dokumentoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi se tallenetaan.[11]
Tekniikan dokumentointi
muokkaaDokumentoinnin merkitys on suuri monimutkaisten rakenteiden kuten tietokoneohjelmien ymmärtämisessä ja suunnittelussa. Monissa organisaatiossa joissa suunnitellaan tietokoneohjelmia dokumentointi nähdään välttämättömänä pahana eikä välineenä jolla vältetään hankaluuksia ohjelmien tekemisessä.[12]
Lähteet
muokkaa- ↑ Niiles, Jaakko: Miten Jerusalen säilyi Assyrian valloitukselta? (Vanhan testamentin eksegetiikan pro gradu -tutkielma) Helsinki: Helsingin yliopisto, maaliskuu 2017. Teoksen verkkoversio.
- ↑ a b c Vuori, Matti: 125 pointtia dokumentoinnista www.mattivuori.net. 16.8.2010. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Kirjoitustaidon ja tieteiden synty Peda.net. Arkistoitu 26.3.2018. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Lazzaro, Sage: Archaeologists Just Discovered Some of the Earliest Egyptian Hieroglyphics Observer. 22.6.2017. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ a b Kauppinen, Sakari: Kirjoitustaidon synty Sakari Kauppisen kotisivu. 30.10.2001. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Inscriptions found in Shanghai pre-date 'oldest Chinese language by 1,400 years' The Guardian. 10.7.2013. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Egyptian civilization - Writing - Scribes Canadian Museum of History. Arkistoitu 17.2.2018. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Eduba: Scribal School In Ancient Mesopotamia Ancient Pages. 29.6.2016. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Silvalupus: The Roman Army’s Company Clerks Legio I Lynx Fulminata. 17.3.2012. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Dokumentointi ja sen tärkeys yrityksessä Talousverkko. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Uusi dokumentointityökalu työn alla Suomen Tilintarkastajat ry. Arkistoitu 26.3.2018. Viitattu 25.03.2018.
- ↑ Parnas, David Lorge & Madey, Jan: Functional documents for computer systems Science of Computer Programming. lokakuu 1995. Viitattu 25.03.2018.