株式会社ボイス

会議のための時間と経費のカット。以前から取り組んできましたが……。

弊社が請け負っている現場は約 800 カ所。しかも、それぞれの現場で清掃など作業の頻度や方法、それに伴う必要な設備やスタッフの人数は異なります。それを約 90 名のスタッフで管理するために IT 化には以前から積極的で、約 2,600 名のパート社員に PDA を貸与し「いつ、どこで、どんな作業を行なうか」を共有する独自のシステム構築などを行なってきました。そのうえで、指示・対応・報告のさらなるスピードアップ、そして、定例の役員会議のための交通費や移動時間によるタイムロスを削減することを目的に、コミュニケーションツールの導入も進めていました。

具体的には skype、skype｜au、Web 会議システムのサービスを採用したことがあります。それぞれコスト削減やコミュニケーションの増加という面では一定の効果を得ましたが、同時にネットワークの負荷や利用者数制限、音質などの問題点も……。代案を探していた時に出会ったのが、Google Workspace です。

東日本大震災の経験が導入への大きな後押しとなりました。

通話サービス 4 社、Web 会議システム 7 社を検討・評価した結果、コスト面と導入実績でまさる Google Workspace を導入することにしました。

もうひとつ、決定に際して大きな影響を及ぼしたのが、東日本大震災での経験です。弊社には仙台にも拠点があり、クライアントも多くいらっしゃいます。当時の仙台支社は従業員の安否確認、顧客先の復旧作業、そして通常業務と、非常に混乱した状態。本社はじめ、各支社は全面的にサポートすることになったものの、携帯電話はつながりにくく、インターネットが主な連絡手段となりました。

弊社では五つのポイントを明確にしていました。

1.IT の常識で考えない……「音声や動画はネットワークの負荷が心配」「セキュリティーに問題があるかも」といったマイナス面を IT 部門は考えがちです。弊社の場合は、経営者の「通信料無料で、既存のパソコンで利用できるサービスなら使うべき」の一言で、目が覚める思いでした（笑）。

2.目的と数字を頭に入れておく……導入前後の環境やコストの違いがきちんと把握していれば、新しいシステムやサービス導入に付き物であるトラブルやクレームがやめる理由にはなりません。

3.効果の高い部分からはじめる……数あるサービスのなかから、効果を実感しやすいものからスタートすることも大事です。

4.教育はマニュアルで徹底的に……これは ISO 9001 の考えに基づいています。弊社でもユーザーに「わからない」と言われないようにマニュアルを作成しました。

5.ユーザー企業間のつながりを大切にする……実際に同じものを導入している企業から得られる情報は貴重です。導入実績の多い Google Workspace は、この意味でもメリットがありました。

以上を踏まえたことで、導入はスムーズに行なうことができました。