Google Workspace の導入でサーバーやドメインなどの管理負荷を一掃。コミュニケーションレベルの格段の向上も！
オウンドメディアの企画設計、サイト開発・運用までワンストップで提供するオウンドメディアマーケティング事業、各種デジタルデバイス向けにコンテンツの制作やラインセンスをレンタルするコンテンツ事業、SNS マーケティング支援サービスを提供するソーシャルマーケティング事業、BtoB 企業へのデジタルマーケティングを支援するビジネスマーケティング事業などを展開。
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Google Workspace の導入でサーバーやドメインなどの管理負荷を一掃。コミュニケーションレベルの格段の向上も！
お客さまの声
企業向けに Web マーケティング支援事業を手がけている、株式会社ガイアックス。変化の激しいビジネス環境にあって、顧客ニーズに的確に応えるべく、常にチーム編成を流動的に再編させて対応している。数多くの顧客のサイト運営も受託。これにより、多数のサーバーを構築・運用してきた。膨大となったその初期構築やメンテナンスの手間やコスト削減のため、導入していた Google Workspace を G Suite Business (旧 Google Apps for Work Unlimited) にアップグレード。容量無制限のストレージや諸機能の活用で、大幅な業務効率化を実現している。
離れた拠点のサーバー管理に負荷
同社は、受託案件に応じて都度、多種多様な業務にファイルサーバーを構築する場合が多い。複数のクライアント案件を同一のサーバーで運営することには、セキュリティやファイアウォール上の制約などがあるためだ。同社には、日本全国およびアジア圏内に事業拠点があり、それまでサーバーは関連する各事業拠点にオンプレミスで立てられていた。
「初期構築や、構築後のメンテナンスのために東京本社からスタッフが出向く必要がありました。メールなどで対応すると間違ったオペレーションによる余計なコストや手間が生じるリスクがあるからです。拠点が離れているため、移動時間やコスト、手間が膨大になっていました」と R&D 本部技術開発部の岡本和也氏は言う。岡本氏は「TSA（Technical Service Advance）」という名のチームに所属。情報システムに関するあらゆる問題を解決することがミッションの、「困った時は TSA に聞け」と言われるスタッフ 3 名の精鋭部隊である。 「業務効率化が待ったなしの状況でした」と岡本氏は言う。
機密管理上、安全性を最重視
機能が非常に豊富かつ便利で、コストパフォーマンスは最良でした。そして、業務に必要な機密情報を扱う上で最重視していた安全性は、二段階認証やユーザー管理機能などが整備されていて、これなら問題ないと評価できました。Google ブランドの安心感もありました。
同社は2012年12月に Google Workspace を導入していたが、G Suite Business のリリースを知って2015年12月、バージョンアップ。各拠点にバラバラに設置してきたサーバーからリプレイス、集約とメンテナンスフリー化を図ることにした。
「G Suite Business には、特定の Google Workspace ドメインを登録することで Google ドライブやドキュメントなどを共有できるホワイトリスト機能があることも決め手になりました。セキュリティやファイアウォール対応に最適でした」（岡本氏）
ちなみに、Google Workspace 導入の主な理由は、メールシステムのリプレイス。それまではすべて自社で開発したものをオンプレミス環境で運用していたが、サーバーダウンなどのインシデント対応での出動もしばしばであった。解決策として、オンプレミスの効率化策および 5 製品ほどのクラウドサービスを、①コスト、②安全性、③機能の3点で比較検討。その結果、Google Workspace に決定した。
「機能が非常に豊富かつ便利で、コストパフォーマンスは最良でした。そして、業務に必要な機密情報を扱う上で最重視していた安全性は、二段階認証やユーザー管理機能などが整備されていて、これなら問題ないと評価できました。Google ブランドの安心感もありましたね」と岡本氏は説明する。ちなみに同社ではアドオンを利用することで、 IP アドレス制御によりG Suite Business を利用できる範囲を制御し、安全性をより堅牢に担保している。
様々な業務負荷を一掃、大幅に効率化
まず、G Suite Business へのサーバーリプレイスにより、地方拠点に出向いての初期設定やメンテナンス業務が一掃。 これだけでも大幅な負荷削減となった。また、Google Workspace 導入時から、アプリケーションを存分に活用している。例えば、社内（同一ドメイン内）において、ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどを標準ツールとし、Microsoft Office のライセンス料金を不要とした。
「これらのツールは Google ドライブ で一元管理でき、修正を加えた最新ファイルを常に必要なメンバーと即座に共有できるところが非常に便利です。社内のコミュニケーションレベルが格段に向上しましたね」（岡本氏）
そして、岡本氏らは Google サイト で社内掲示板を作成し、TSA が管轄する PC 端末などの資産管理情報の共有や、クライアントのサイト運営代行に必要なドメインの管理業務の効率化を工夫。「TSA は数���にのぼるドメインを一括して管理しています。それまで、各ドメイン運営会社から契約更新確認メールが送信されてくると、いちいち担当者に振り分け転送していました。それを、Google Apps Script を使ってメールを管理担当者に自動転送できるように組んだのです。これで、確認メールの検知漏れや作業負荷が一掃できました」。
同社は今後、テレビ会議システムの Chrome box for meetings の導入も検討。「社内コミュニケーションレベルをさらに高めていきたいと思っています」と岡本氏は結んだ。
※ Google Workspace は、2020年10月6日以前は G Suite として知られていました。
