Câu hỏi thường gặp khi cân nhắc sử dụng Google Workspace

Với Google Workspace, bạn sẽ nhận được một số dịch vụ bổ sung cấp doanh nghiệp không có trong ứng dụng miễn phí dành cho người tiêu dùng của Google. Các dịch vụ này bao gồm: email doanh nghiệp tùy chỉnh @yourcompany, gấp đôi dung lượng bộ nhớ đám mây trên Gmail và Drive, hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7, thời gian hoạt động được đảm bảo 99,9% đối với email doanh nghiệp, khả năng tương tác với Microsoft Outlook, các tùy chọn bảo mật bổ sung như xác thực hai bước và SSO cũng như các kiểm soát quản trị cho tài khoản người dùng.

Không. Khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có quyền truy cập vào một bộ ứng dụng tích hợp hoạt động liền mạch cùng nhau. Ví dụ: bạn có thể nhận thư trong Gmail và chuyển đổi ngay thư đó thành sự kiện trên Lịch. Khi bạn nhận xét trong Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, các cộng tác viên sẽ tự động nhận được thông báo qua email. Chỉ cần một cú nhấp chuột là bạn có thể tham gia cuộc họp video trong Meet từ hộp thư đến hoặc lịch của mình. Sử dụng những công cụ này cùng nhau sẽ cải thiện năng suất và mang lại cho doanh nghiệp của bạn giá trị cao nhất. Tuy nhiên, bạn có thể mua bộ ứng dụng này nhưng chỉ cần sử dụng các dịch vụ mà bạn đã chọn.

Chúng tôi đã thấy rằng nhiều khách hàng của mình có thể gỡ bỏ gói công cụ giúp tăng năng suất hiện có của họ và tin tưởng hoàn toàn vào Google Workspace để tạo các loại tệp khác nhau, bao gồm cả tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày. Bạn có thể làm việc trên các tệp đó trong thời gian thực với những người khác và lưu trữ chúng trong đám mây bằng Google Drive. Các ứng dụng của Google Workspace hoạt động trên nhiều thiết bị. Không giống như các ứng dụng truyền thống dành cho máy tính để bàn, bạn không cần cài đặt phần mềm. Google Workspace cũng tương thích với tệp được tạo trong các chương trình khác, chẳng hạn như Microsoft Office.

Google Workspace có 3 phiên bản dành cho những công ty có tối đa 300 người dùng: Business Starter, Business Standard và Business Plus. Những công ty có hơn 300 người dùng có thể cân nhắc sử dụng sản phẩm Enterprise của Google. Vui lòng truy cập vào trang thông tin về giá để tìm hiểu thêm.

Có, chúng tôi hỗ trợ khách hàng mới dùng thử dịch vụ Google Workspace trong 14 ngày. Chỉ mất vài phút để đăng ký dùng thử miễn phí và bạn có thể tạo tài khoản cho tối đa 10 người trong nhóm của mình. Chúng tôi sẽ cần bạn cung cấp thông tin thanh toán để thiết lập tài khoản cho bạn, nhưng bạn sẽ chỉ phải trả phí sau khi hết thời gian dùng thử miễn phí. Bạn có thể huỷ bất cứ lúc nào. Để khai thác tối đa thời gian dùng thử, bạn nên thử thực hiện ít nhất 3 công việc mà bạn muốn khám phá, chẳng hạn như cộng tác trên Tài liệu, tổ chức cuộc họp video trong Meet hoặc kiểm tra Gmail bằng thiết bị di động.

Bạn có thể đăng ký Google Workspace trực tuyến hoặc liên hệ với nhóm bán hàng của chúng tôi để bắt đầu dùng Google Workspace. Khi đăng ký trực tuyến, bạn sẽ tự động bắt đầu với bản dùng thử 14 ngày miễn phí. Chúng tôi cần có chi tiết thanh toán để thiết lập tài khoản của bạn nhưng bạn sẽ chỉ bị tính phí sau khi hết thời gian dùng thử miễn phí. Bạn có thể hủy bất cứ lúc nào. Xin lưu ý bản dùng thử được giới hạn ở 10 người dùng. Nếu bạn thêm nhiều hơn 10 người dùng trong thời gian dùng thử thì thời hạn dùng thử sẽ kết thúc và bạn sẽ bắt đầu thanh toán.

Bạn có thể hủy đăng ký bất kỳ lúc nào trong phần Thanh toán trên trang tổng quan Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Nếu bạn hủy trong thời gian dùng thử 14 ngày, bạn sẽ không bị tính phí. Vui lòng tham khảo bài viết này trong trung tâm trợ giúp để biết thêm thông tin.

Theo hướng dẫn thiết lập của chúng tôi, bạn có thể thiết lập Google Workspace và di chuyển thông tin của mình mà không phải trả thêm phí. Nhóm hỗ trợ của chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp nếu cần. Nếu bạn muốn ai đó thực hiện thiết lập và di chuyển cho công ty của mình, vui lòng liên hệ với Đối tác của Google để tìm hiểu thêm về các dịch vụ này và chi phí liên quan.

Bạn có thể thanh toán cho đăng ký Google Workspace của mình bằng thẻ tín dụng quốc tế. Google chấp nhận thanh toán từ Visa, Mastercard và American Express. Ở một số nơi, bạn cũng có thể thanh toán bằng cách rút tiền từ tài khoản ngân hàng (còn được gọi là ghi nợ trực tiếp).

Gói hàng năm chỉ được cung cấp ở một số quốc gia. Truy cập trang về giá để xem gói hàng năm có được cung cấp ở quốc gia của bạn hay không.

Người dùng được định nghĩa là một địa chỉ email được cá nhân hóa (name@yourcompany). Một người dùng có thể có nhiều địa chỉ email bằng cách tạo các bí danh email. Bí danh email nhóm (chẳng hạn như support@yourcompany) không được tính là người dùng. Bạn có thể thêm tối đa 30 bí danh email cho mỗi người dùng.

Không. Mỗi người dùng có thể có nhiều địa chỉ email bằng cách tạo các bí danh email. Bạn có thể thêm tối đa 30 bí danh email cho mỗi người dùng.

Không, chi phí của một miền riêng biệt với Google Workspace. Trong quá trình đăng ký, bạn sẽ chỉ định miền mà bạn muốn sử dụng cho email doanh nghiệp của mình. Nếu chưa sở hữu miền, bạn có thể mua miền đó từ Google với một khoản phí bổ sung.

Có. Khi thiết lập thanh toán lần đầu tiên, bạn sẽ chọn quốc gia mà bạn tiến hành kinh doanh và loại đơn vị tiền tệ bạn muốn sử dụng để thanh toán. Quốc gia của bạn quyết định phương thức thanh toán mà bạn có thể sử dụng. Chọn quốc gia và đơn vị tiền tệ của bạn một cách cẩn thận bởi vì bạn không thể thay đổi các lựa chọn này về sau.

Ngay từ khâu thiết kế ban đầu, Google Workspace được xây dựng để giảm thiểu những mối đe doạ đặc thù đối với các hệ thống đám mây. Các tiêu chuẩn của Google về hiệu suất và độ tin cậy được sử dụng cho các doanh nghiệp, trường học và tổ chức chính phủ trên khắp thế giới.

Công nghệ, quy mô và sự linh hoạt của cơ sở hạ tầng của chúng tôi mang đến cho khách hàng những lợi ích đặc biệt về khả năng bảo mật. Mạng lưới trung tâm dữ liệu rộng lớn của chúng tôi được xây dựng bằng các máy chủ được thiết kế tuỳ chỉnh, chạy hệ điều hành của riêng chúng tôi để tăng cường bảo mật và đảm bảo hiệu suất. Vì kiểm soát toàn bộ kiến trúc phần cứng, nên Google có khả năng ứng phó nhanh các mối đe doạ có thể xuất hiện.

Google tuyển dụng các chuyên gia bảo mật hàng đầu, trong đó có một số chuyên gia giỏi nhất trên thế giới về bảo mật máy tính, để bảo vệ dữ liệu của bạn. Giống như tất cả các nhóm tại Google, nhóm này không ngừng đổi mới và xây dựng tương lai bảo mật hơn, không chỉ cho hàng tỷ người dùng của Google mà còn cho các doanh nghiệp.

Google sở hữu thành tích nổi bật trong việc bảo vệ dữ liệu người dùng. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu này khỏi các hoạt động xâm nhập từ bên ngoài cũng như các mối đe doạ từ bên trong. Ngoài ra, chúng tôi hạn chế và giám sát nghiêm ngặt mọi hoạt động truy cập nội bộ vào dữ liệu người dùng. Một nhóm nhỏ nhân viên có quyền truy cập phải tuân thủ các biện pháp xác thực nghiêm ngặt, ghi nhật ký chi tiết và quét hoạt động để phát hiện hoạt động truy cập không phù hợp thông qua việc phân tích nhật ký.

Sự kết hợp đặc biệt này giữa con người, công nghệ và tính linh hoạt giúp đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu của bạn tại Google. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Sách trắng về bảo mật của Google Workspace.

Google thiết kế Google Workspace theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quyền riêng tư và bảo mật dựa trên các phương pháp tối ưu nhất trong ngành. Điều này giúp khách hàng của chúng tôi giải quyết các yêu cầu theo luật định và về việc tuân thủ. Google đưa ra các cam kết mạnh mẽ trong hợp đồng về quyền sở hữu dữ liệu, việc sử dụng dữ liệu, tính bảo mật, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Google thường xuyên thực hiện một số cuộc kiểm tra thông qua bên thứ ba độc lập. Các kiểm tra viên độc lập này kiểm tra các biện pháp kiểm soát trong trung tâm dữ liệu, cơ sở hạ tầng và hoạt động của chúng tôi. Sau đây là một số ví dụ về những tiêu chuẩn và hoạt động kiểm tra này: SOC1™, (SSAE-16/ISAE-3402), SOC2™, SOC3™, ISO27001, ISO 27018:2014 và FedRAMP. Tìm hiểu thêm về các chứng chỉ của chúng tôi tại trang giới thiệu về Tính bảo mật và độ tin cậy.

Nhiều dịch vụ của Google Workspace cũng tuân thủ HIPAA (Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế của Hoa Kỳ).

Google Workspace for Education có thể được sử dụng tuân theo các luật và quy định quan trọng đối với trường học.

Google Workspace hỗ trợ khách hàng tuân thủ Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) của Hoa Kỳ. Đây là đạo luật điều chỉnh việc bảo vệ, sử dụng và tiết lộ thông tin sức khoẻ được bảo vệ (PHI). Những khách hàng phải tuân thủ HIPAA và muốn sử dụng Google Workspace để xử lý hoặc lưu trữ PHI có thể ký phụ lục liên kết kinh doanh với Google. Xem thêm thông tin về việc tuân thủ HIPAA khi sử dụng Google Workspace.

Việc tôn trọng quyền riêng tư và tính bảo mật của dữ liệu mà bạn lưu trữ trên Google là cơ sở để chúng tôi thực hiện việc cung cấp dữ liệu theo các yêu cầu pháp lý. Khi nhận được một yêu cầu của chính phủ, nhóm của chúng tôi sẽ xem xét yêu cầu đó để đảm bảo rằng yêu cầu đó đáp ứng các yêu cầu pháp lý và chính sách của Google. Nói chung, để Google cung cấp bất kỳ dữ liệu nào, yêu cầu đó phải bằng văn bản, có chữ ký của quan chức có thẩm quyền của cơ quan yêu cầu và được đưa ra theo luật thích hợp. Nếu tin rằng một yêu cầu là quá rộng, chúng tôi sẽ tìm cách thu hẹp yêu cầu đó. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập vào Báo cáo minh bạch của Google.

Những dữ liệu chính của khách hàng được tải lên hoặc tạo trong các dịch vụ của Google Workspace đều được mã hoá khi lưu trữ theo mô tả ở bài viết này trên Trung tâm trợ giúp.

Quá trình mã hoá này diễn ra khi dữ liệu được ghi vào ổ đĩa và khách hàng không cần phải làm gì cả. Google mã hoá dữ liệu bằng các khoá mã hoá khác nhau, kể cả khi dữ liệu thuộc về cùng một khách hàng. Dữ liệu được mã hoá bằng Tiêu chuẩn mã hoá tiên tiến (AES) 128 bit hoặc mạnh hơn.

Google cũng mã hoá dữ liệu chính của Google Workspace khi dữ liệu “được truyền đi”, cho dù là qua Internet giữa khách hàng và Google hay trong nội bộ Google khi chuyển dữ liệu giữa các trung tâm dữ liệu. Chúng tôi mã hoá dữ liệu này giữa Google và khách hàng bằng HTTPS có tích hợp giao thức bảo mật chuyển tiếp.

Google cung cấp các tính năng bảo mật cần thiết cho hầu hết khách hàng ngay trong Google Workspace. Các phiên bản Business và Enterprise của Google Workspace cung cấp một số tính năng bảo mật bổ sung, chẳng hạn như quản lý khoá bảo mật và tính năng kiểm tra Google Drive nâng cao trên quy mô lớn. Trong mọi gói dịch vụ, quản trị viên Google Workspace đều nắm quyền kiểm soát các ứng dụng và cấu hình hệ thống ngay trong một trang tổng quan duy nhất thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của chúng tôi, bất kể quy mô của tổ chức.

Quản trị viên có thể sử dụng các công cụ nâng cao ngay lập tức, bao gồm cả các tính năng xác thực như Xác minh 2 bước và đăng nhập một lần, hoặc các chính sách bảo mật email như thực thi giao thức bảo mật tầng truyền tải (TLS), Quản lý các quyền về thông tin (IRM) cũng như Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và có thể định cấu hình bằng vài lần nhấp chuột.

Đối với những khách hàng có nhu cầu bảo mật nằm ngoài phạm vi của các tính năng có sẵn trong Google Workspace, chúng tôi đã tạo một trang web thương mại đối tác để mở rộng các tính năng của mình.

Có. Google có cơ sở khách hàng rộng lớn ở châu Âu. Google cung cấp các tính năng và đưa ra các cam kết theo hợp đồng được thiết kế chuyên biệt nhằm giúp khách hàng đáp ứng các yêu cầu của Liên minh Châu Âu về việc bảo vệ dữ liệu cũng như hướng dẫn của Nhóm hoạt động theo Điều khoản 29. Google Workspace áp dụng Các điều khoản tiêu chuẩn trong hợp đồng theo quy định của Liên minh Châu Âu và Phụ lục về cách xử lý dữ liệu của Cloud. Ngoài ra, Google Workspace đã được đánh giá là thích hợp để sử dụng theo Nguyên tắc bảo mật đám mây của chính phủ Vương quốc Anh ở mức bảo mật "CHÍNH THỨC (bao gồm cả CHÍNH THỨC – NHẠY CẢM)".

Có, bạn có thể di chuyển dữ liệu lịch, danh bạ và email hiện có sang Google Workspace. Bạn có thể di chuyển dữ liệu của chính mình và các thành viên nhóm hoặc có thể để nhóm tự di chuyển dữ liệu của họ. Google Workspace có các công cụ giúp di chuyển dữ liệu từ Microsoft® Exchange, Outlook® hoặc Office 365™, IBM® Notes® và các hệ thống email khác. Để biết thêm thông tin về các công cụ hỗ trợ di chuyển dữ liệu vào Google Workspace, hãy xem bài viết Di chuyển dữ liệu của tổ chức vào Google Workspace.

Không, bạn vẫn sẽ gửi/nhận email như bình thường. Để sử dụng Gmail qua Google Workspace, bạn cần thiết lập để miền của mình (bản ghi MX) chuyển luồng thư đến máy chủ thư của Google. Việc nãy giống như đăng ký địa chỉ mới với bưu điện để chuyển thư tới địa điểm mới của bạn. Sau khi nội dung cập nhật cho bản ghi MX có hiệu lực (có thể mất tối đa 72 giờ), bạn có thể bắt đầu nhận/gửi email thông qua tài khoản Google Workspace của mình. Cho đến lúc đó, bạn sẽ nhận/gửi email bằng hệ thống thư cũ.

Không, quá trình chuyển đổi này sẽ không ảnh hưởng đến trang web hiện tại của bạn. Khi thiết lập Google Workspace, bạn sẽ không cần phải thay đổi nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web hiện tại. Mặc dù Google Workspace không phải là một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web, nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp lưu trữ web của Google thông qua Google Cloud Platform.

Để sử dụng Google Workspace, bạn sẽ cần có một miền. Tên miền là phần liền sau www. trong URL của trang web. Nếu bạn đã có sẵn một miền, hãy nhập miền đó khi đăng ký dùng Google Workspace. (Bạn sẽ được yêu cầu xác minh quyền sở hữu miền.) Nếu chưa có miền hoặc muốn sử dụng một miền khác với Google Workspace, bạn có thể mua một miền tuỳ ý (nếu có) từ Google.

Có, bạn có thể làm việc với một đối tác Google Workspace. Họ là những công ty dịch vụ CNTT giàu kinh nghiệm có thể giúp bạn đánh giá, điều chỉnh, triển khai và chuyển đổi sang Google Workspace. Họ cũng có thể cung cấp dịch vụ đào tạo, quản lý dữ liệu và hỗ trợ liên tục. Nếu có câu hỏi liên quan đến cách thiết lập Google Workspace, bạn cũng có thể liên hệ với Nhóm hỗ trợ của Google Workspace. Nhóm hỗ trợ này hoạt động 24/7.

Hãy truy cập vào Trang web hướng dẫn thiết lập để xem thông tin về cách thiết lập, mẫu liên lạc và tài nguyên dành cho việc triển khai và quản lý thay đổi.

Có, thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, bạn có thể quản lý các thiết bị di động của tổ chức mà không cần đến máy chủ quản lý thiết bị tại cơ sở riêng. Giải pháp Quản lý thiết bị di động (MDM) cho phép bạn thực thi chính sách thiết bị cho các thiết bị di động trong tổ chức của bạn cũng như thực hiện các thao tác như xoá từ xa đối với thiết bị di động của người dùng.

Nếu tổ chức của bạn có được một tên miền mới hoặc hoạt động kinh doanh ở nhiều miền, thì bạn có thể thêm tất cả các miền vào tài khoản của mình mà không mất thêm phí. Sau đó, người dùng có thể được cấp danh tính ở một hoặc nhiều miền của bạn trong khi sử dụng chung các dịch vụ thuộc một tổ chức duy nhất. Ngoài ra, bạn có thể quản lý các miền của mình bằng cùng một Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Bạn có thể thêm miền dưới dạng một miền riêng biệt hoặc bí danh miền, tuỳ thuộc vào cách bạn dự định sử dụng.

Có. Cho dù quy mô tổ chức của bạn là gì, chúng tôi khuyên bạn nên phân chia trách nhiệm quản lý người dùng và dịch vụ của bạn trong một nhóm người dùng đáng tin cậy được lựa chọn. Bạn có thể cấp cho người dùng đặc quyền của quản trị viên bằng cách chỉ định cho họ một trong những vai trò quản trị viên có sẵn. Khi bạn chỉ định vai trò, người dùng sẽ có quyền truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Bạn có thể chỉ định vai trò quản trị viên cấp cao cho người dùng để người đó có thể thực hiện tất cả các công việc trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Bạn cũng có thể chỉ định cho quản trị viên một vai trò trong đó chỉ cho phép họ thực hiện một số công việc. Ví dụ: chỉ cho phép họ tạo nhóm, quản lý các chế độ cài đặt dịch vụ hoặc đặt lại mật khẩu của người dùng.

Ban đầu, hầu hết các dịch vụ đều được bật cho tất cả người dùng của bạn. Bạn có thể dùng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để tắt các dịch vụ mà bạn không muốn mọi người sử dụng hoặc điều chỉnh cách hoạt động của các dịch vụ. Bạn cũng có thể bật các chế độ cài đặt giống nhau cho mọi người hoặc áp dụng chính sách riêng cho những người dùng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể chỉ bật Meet cho nhóm hỗ trợ hoặc chỉ cho phép bộ phận tiếp thị chia sẻ công khai các trang web tạo bằng Google Sites.