Så förbättrar TopLine Film videosamarbetet

Utmaning: Rörigt fysiskt lagringsutrymme för stora filer

Videoproduktionsföretaget TopLine Film knoppades ursprungligen av år 2019 som en separat videodivision av TopLine Comms. Till 2021 hade dessa båda varumärken vuxit till 25 personer och förvärvades av Definition Group, en familj av varumärkesstrategi-, upplevelse- och kommunikationskonsultföretag.

TopLine Film använde Dropbox från första början. ”Som en byrå med bara tre medarbetare hade vi massor av arbetsuppgifter”, berättar Jamie Field, VD på TopLine Film. ”Dropbox gjorde det enkelt.” 

När videoavdelningen lanserades 2012 blev företagets lagringprocess mer komplicerad. På den tiden var molnlagringslösningarna relativt begränsade. Videofiler är enorma och TopLine använde hårddiskar för att säkerhetskopiera allt. Detta fungerade när de hanterade några terabyte, men processen blev besvärligare när de växte. TopLine kontaktade Dropbox angående en företagslicens, och Dropbox gav försäkringar om att de aldrig skulle behöva oroa sig för lagringsutrymmet igen. 

Lösning: Det enklaste verktyget är ofta det bästa

Efter förvärvet märkte TopLine Film att Definition Groups andra varumärken använde lösningar som SharePoint och WeTransfer. Jamie Fields team testade dessa plattformar, men återvände alltid till Dropbox. De gillade enkelheten i gränssnittet i kombination med dess robusta funktioner. TopLine-teamet var så entusiastiskt att de övertygade resten av Definition Groups varumärken att migrera till Dropbox med hjälp av Kaizen IT. Tillsammans har de skapat en integrerad upplevelse som gör det möjligt för andra Definition Group-avdelningar att använda Dropbox för arkivering och som filserver.

Många av TopLines projektfiler kommer från Adobe-programvara som Premiere Pro, After Effects och Photoshop. Dessa filer är ganska små och finns kvar i deras Dropbox-mapp. Varje gång någon klickar på ”spara” eller filen automatiskt sparas laddas den omedelbart upp till molnet – som i princip fungerar som en realtidsmediaserver.

Dropbox förenklar också arbetsflödet mellan TopLine och deras frilansare. Nästan alla frilansande kameraoperatörer använder Dropbox, och nu när de skickar material via en Dropbox-länk visas videon direkt på TopLines mediaserver. TopLine arbetar också mycket med Vimeo, och Dropbox-integreringen med Vimeo innebär att TopLine omedelbart kan lägga till material från sin mediaserver till Vimeo utan att behöva ladda upp det separat. ”Jag gillar det faktum att videofiler också i ganska nischade videoformat kan spelas upp via Dropbox, vilket jag tycker är ganska unikt,” sa Jamie Field. 

Dropbox har också hjälpt TopLine att stärka säkerheten när de har skalat upp. Plattformens behörighetsfunktioner ger kontroll i fält över vilka människor som kan se och komma åt vissa filer. Allt detta händer i bakgrunden, men han kan arbeta i trygg förvissning om att tillgångarna är skyddade.