【マンガで読む】初めてのペーパーレス道。組織を強くする情報共有｜DXすいっち！（第３話）

2024年3月27日掲載

『DXすいっち！』あらすじ（第３話/全５話）

架空の中小企業・株式会社ぎゅーほ堂の総務部で働く、スマホのフリック入力もできない生粋のアナログ人間・阿奈六男（あなろくお）部長が、突如、社長より「DX担当」を拝命！

今回のテーマは「ペーパーレス」。会社で使う書類って、量も種類も膨大にありますよね。それを「スキャンが面倒だから」と放っておくと、引き起こされるのは「紙なだれ」という大事件……。

◁第２話　第３話　第４話▷

オフィス環境を圧迫する犯人は「紙」

こんにちは、出寺樽子（でじたるこ）です。
聞いてください。先日、弊社オフィスで大変なことがあったんです。由々しき事態です。

弊社のような企業では、オフィスの手狭さが悩みの種。昭和の創業以来、ずっとオフィスを移転せず営業し続けているので、記録や資料など紙書類が膨大に保管されており、狭苦しさの要因となっております。

先日、その蓄積が、とうとう限界に達し……。なんと、紙なだれが…。

棚の上に積まれた紙の資料を、通りがかりに思いっきり倒してしまいました。後片付けだけでもひと苦労でした…。
こんなの、もう二度と嫌！

そこで気が付いたんです。DXを推進すると決めた弊社なのですから、まず取り組むべきは、ペーパーレス化の徹底だったかもしれません。

さっそく阿南部長に進言してみました。すると、

「えっ、紙をやめちゃうの？　うーむ……」

と驚いたあと、何やらブツブツと後ろ向きなことを言っています。

「紙の手触りとか、好きなんだけどなぁ」

「大事なことは紙で残しておかないと、心配じゃないかなぁ」

ペーパーレス化が組織を強くする

まあしかし、私は阿南部長の元で働いて数年…。そんな反応は想定内です。すぐに説得に取りかかりましょう。

まず、紙ベースで仕事をしていると、次のような問題点が生じます。

紙は場所を取るので、オフィスが狭くなる。
書類探しに時間を取られている社員をよく見かける。業務効率が下がる。
重要な書類を紛失するリスクもある。
オフィスにしかない書類を確認するために出社・帰社しなければならないなど、効率的な働き方を妨げる可能性がある。

書いてみると、どうでしょうか。なかなかの困難が詰まっています。
そういえば、弊社の阿南部長も紙が好きと言いながら、たびたび「出寺さ〜ん、あの書類、しらない？」「どこに置いたんだっけなぁ」とワタワタしていらっしゃいます。部長が探している書類、よくマグカップの下、部長の目と鼻の先にあることもしばしばなのですが……。

これらの問題点、ペーパーレス化することでどうなるでしょうか？

書類を整理・保管していたスペースが空き、オフィスが広々とスッキリする。
書類探し、書類記入などの雑務から解放され、業務効率が上がる。
重要な書類を紛失するリスクがなくなる。
各社員の端末から情報にアクセスできるようにすることで、社外からでも社内と同じような効率で仕事が進められる。リモートワークの推進にも繋がる。

このように、いいことがたくさんあります��紙への愛着も分かりますが、ここは、仕事の早さと快適さを優先させるべきでしょう。

ペーパーレス化とは、情報をデータ化することでもあります。すると、情報の共有・拡散速度は格段に増し、組織の意思決定スピードアップにも貢献できます。
やらない手はないのではないでしょうか。

デジタル保存した資料は、保存ルールを決めて

書類のペーパーレス化をする際に忘れてはいけないのが、デジタル情報の保存ルール化です。
全社・チームで共有すべき資料・書類であれば、全員が閲覧できるデジタルサーバに、フォルダ分けやファイル名のルールを決めて保存・格納する必要があります。ここには社内のチームワークが肝心。

該当の資料・書類が検索しやすいような構造にし、みんなで仕事がはかどるデジタル環境を作っていきましょう。

また、個人で閲覧できればよい資料・書類も同様です。書類をスキャンして保存したPDFを「どこに行ったかな〜」と探す羽目になっては本末転倒。
個人のパソコン内でもルールを決めて、スッキリと保存・活用していくのがベストでしょう（阿奈〈あな〉部長……、聞いていますか？）。

思えば、大事なのは紙そのものではありません。紙に書かれた中身の情報です。ペーパーレス化によって、情報の共有性・閲覧性を上げて、中身をより活用できるようにしていきたいものです。

資料・書類を今ある資源として捉え、膨大な書類のスキャン作業も、資源の見直しと捉えることも一つですね。私も阿奈部長と一枚一枚、せっせと進めてみようと思います。
株式会社ぎゅーほ堂は、紙なだれを二度と起こさないことをここに誓います！